運営だより（令和２年度第４号）

 運営だより（令和２年度第４号）を発行いたしました。

【重要】ＰＴＡメール配信システム切り替えについて

★ＰＴＡメール配信システム切り替えを、新型コロナウィルスによる二度目の非常事態宣言の影響により延期とさせていただきました。一度、お知らせした内容を変更するのは心苦しく、大変申し訳なく思っておりますが、保護者の皆様におかれましても、コロナ禍の現状をご理解の上、引き続きのご協力をどうぞよろしくお願いいたします。

詳細は、令和３年２月９日お知らせの「ＰＴＡメール配信システム切り替え延期について」をご確認ください。

 令和２年１２月１０日
赤羽小学校ＰＴＡ
会長　三笠 貴春

　平素より、ＰＴＡ活動へご理解ご協力いただき、誠にありがとうございます。

さてこの度は、ＰＴＡのメール配信システムの切り替えについてのお願いがございます。

現在、利用しております「メールメイト」は平成２９年度より、連絡等の利便性向上やペーパーレス化を図るために導入し、おかげ様で約８割の保護者の皆様にご登録いただき、メール配信させていただいております。

しかしながら、導入より３年ほどが経過し、色々な課題が出てまいりました。スマホやタブレットの普及が年々進むなか、メール配信システムとして旧式になってきたため、使い勝手が悪くなってきたということが一点。また、今年度のような非常時利用にあたりシステム上の不便さがあり、充分な運用ができなかったという点がございます。

そんな中、他校ＰＴＡにおいて導入が相次ぎ、非常時に於いても利便性の高いメール配信サービスの「がくぷり」というシステムがございます。このシステムは、最近本格的に運用が始まり、ＰＴＡ役員経験者が開発に携わっているために、スマホやタブレットでの利用はもとより、ＰＴＡでの活用を念頭に置いたメール配信サービスになっておりますので、現在のシステムにくらべて、ＰＴＡとして大変に使い勝手が良いものです。

７月半ばよりＰＴＡ役員の中でテスト利用を行い、実際に検証を行ったところ、大変利便性の高いものであることがわかりました。

例えば、現在のシステムでは行うことができない、ＰＤＦファイルを送信することができるため、お子様経由ではなく、配布プリントをそのままお手元のスマホ等の画面で確認ができます。さらに、配信されたファイルはコンビニやご家庭のプリンタで印刷することができます。

例えるならば、フューチャーフォンからスマホへの機種変更をイメージしていただければわかりやすいかと思います。

システム的にも運営側の利用はもちろん、情報を受け取る保護者の皆様との情報のやり取りが大変やり易くなります。

しかし逆に、皆様にご不便をおかけする点も出てまいります。

まず、フューチャーフォン対応ではないため、フューチャーフォンをご利用の方はスマホかタブレットをご用意いただくか、学校玄関に置かれます印刷物をお持ち帰りいただくこととなります。なお、ＰＴＡから何かしらの配布物があった場合は、学校だよりなどの全児童に配布されるもの記載をいたします。

次に、せっかくメールメイトにご登録いただきました皆様に、新システムへ再登録をしていただくお手間が発生し、がくぷり登録の際は、がくぷりのアプリをダウンロードしていただくなど、登録時にお手間がかかります。

以上２点に関しましては、皆様にご不便をおかけいたしますことになりますので、大変申し訳なく思います。

しかし、切り替えにあたってお掛けするお手間を差し引きましても、新システムの利便性は高く、使っていただけば、そのことは十分にお分かりいただけるものと思います。

将来的にも、より最新の通信事情に適応したものの方が、利便性や安全面からも好ましいと思いますので、保護者の皆様には、以上の事由をご理解いただきまして、メールシステムの切り替えにご賛同、ご協力を頂ければ誠に幸いです。

切り替えにあたりましては、移行期間が必要になります。次年度にかかりますと、旧システムの使用料が発生してしまいますので、可能であれば２学期中に移行手続きと告知を行わせていただき、３学期中を移行期間として保護者の皆様へご案内をさせていただければと思っております。

「がくぷり」につきましては下記サイトをご覧ください。

がくぷり公式HP

https://gakupuri.jp/

　ＰＴＡ運営にあたりましては、時代に合わせた、より良い活動が出来ますように、会員の皆様のご理解ご協力のもとに進めさせていただきたいと思います。この度のメール配信システム切り替えにつきましても、上記の事情をご了承いただきましてご協力を賜りますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。